Datastyrte regnskapsprogrammer har gjort mange fremskritt gjennom årene. Disse programmene gjør det enklere for bedriftseiere når det gjelder å spore utgifter, forberede skatter og se på inntektsvekst. Regnskapsprogrammer har blitt vanlige, det er både fordeler og ulemper ved å stole på en datamaskin for all regnskap.
Fordel: Enkelhet
De fleste bedriftseiere er ikke regnskapsførere eller bokførere etter handel, og synes det er utfordrende å gjøre de fleste regnskapsoppgaver. Dette er hvor regnskapsprogrammer gir bedriftseiere fordeler. Et bredt utvalg av regnskapsprogrammer er forbrukervennlige. Bedriftseiere kan shoppe rundt for å finne et program som er enkelt å installere, lære og bruke. Mange programmer gir beskjed om hvilken type data som skal legges inn i hver seksjon. Når systemet er etablert med bankkontoer, gjeld og leverandører, trenger bedriftseieren bare å oppdatere informasjonen når den kommer inn.
Fordel: Pålitelighet
De fleste av de store programmene gjør det enkelt å bruke programmet. Matematikken er nøyaktig og pålitelig, så en bedriftseier kan nøyaktig bestemme tilgjengelige midler når som helst.
Fordel: Kostnadseffektivitet
Det kan være kostbart å ansette en intern bokholder eller outsource arbeidet til en bokholder eller regnskapsbyrå. Programvaren har en forhåndskostnad og kan kreve at en bokholder kontraheres for å opprette regnskapene og coache bedriftseieren om å bruke programmet, men det blir raskt kostnadseffektivt. Eieren trenger ikke betale for noe utover programvarekjøp og oppsett. De fleste programmer fungerer med operativsystemer i årevis og krever bare noen ganger en billig oppgradering.
Fordel: Evne til å samarbeide
Mange programmer lar bedriftseiere sette tillatelser som gir en ekstern bokholder eller regnskapsfører tilgang til dataene. Bedriftseiere kan synkronisere informasjon med bank- og kredittkontoer og importere data med et museklikk. Dette gjør at bedriftseiere raskt kan avstemme kontoer og importere riktig informasjon som må gjennomgås av viktige rådgivere.
Bedriftseiere bør gjennomgå de beste alternativene for virksomheten. Vurder sikkerhetskopier enten på skyen eller på separate harddisker for å opprettholde nøyaktige poster hvis det skulle oppstå problemer.
Ulempe: Potensiell svindel
Avhengighet av datamaskiner fører noen ganger til større problemer. Med flere programvaredata som ligger i skyen, er det flere muligheter for hackere å få bedriftens økonomiske data og bruke den. Dette setter eiendeler i fare og skaper potensielt ansvar hvis hackere bruker arbeidsgiveravgiftsidentifikasjon for å åpne kredittkort og forretningslån. Det er også risikoen for at noen i virksomheten får tilgang til informasjonen, kanskje plyndrer penger fra daglige innskudd og endrer dataene i programmet. Bedriftseiere må iherdig beskytte økonomisk informasjon.
Ulempe: Tekniske problemer
Når du arbeider med datamaskiner, kan det oppstå problemer. Du kan fylle ut årsdata for regnskapsføreren din og oppleve strømbrudd. Datamaskiner kan skaffe seg et virus og mislykkes. Det er også potensialet for at brukere feilaktig utfører programvareoppgaver som de ikke er kjent med. Hvis en bruker prøver å gjøre en ting, men utilsiktet gjør noe annet, kan det ta litt arbeid å angre feilen.
Ulempe: Feil informasjon
Bokføring er bare like god som dataene som er lagt inn i systemet. Bedriftseiere som ikke tar seg tid til å opprette kontokategorier riktig, kan legge inn data og generere rapporter som ikke er nøyaktige.
Bedriftseiere kan gjøre mye for å redusere ulempene og potensielle problemer forbundet med datastyrt regnskap med riktig planlegging og programvareintegrasjon. Det er enklere og billigere å ta seg tid til å etablere det riktig enn å prøve å gå tilbake for når det oppstår et problem.