Hvordan adressere en konvolutt til en avdeling i en bedrift

Nesten en fjerdedel av all post som går gjennom USPS (United States Postal Service) har en feil i adressen som kan gjøre det vanskelig å levere, forårsake forsinkelser og koste postkontoret tid og penger, ifølge USPS.com PostalExplorer online verktøy. Brevforfattere misforstår ofte riktig rekkefølge på adresselinjene, inkludert USPS oppmerksomhetslinje, der forretningsavdelingen skal skrives. Tips: Det er ikke i konvoluttens nederste venstre hjørne.

Plasser adresser i riktig posisjon

Skriv returadressen din øverst til venstre på konvolutten: navn, firmanavn, gateadresse eller postboks og by, stat og postnummer. Finn nå midtpunktet på konvolutten og flytt ett mellomrom til høyre; det er her den første linjen i mottakerens adresse går. Husk å skrive adressen parallelt med konvoluttens lengste side. Den første linjen i adressen heter navnet eller oppmerksomhetslinjen. Hvis du sender den til en bestemt avdeling i stedet for en bestemt person, setter du avdelingen på første linje. Du kan skrive "OBS" eller dets forkortelse "ATTN", men det er ikke nødvendig.

USPS automatiserte postlesemaskiner leser adresser fra bunnen av, og begynner med by, stat og postnummer. Deretter ser maskinene etter gateadressen eller postboksnummeret, deretter selskapets navn, og til slutt den endelige mottakeren, enten det er en person eller avdeling. Når postkontorene pleide å sortere posten, spilte det ikke så mye om du skrev "ATTN: M. Murdock" nederst til venstre, men å gjøre det i dag forvirrer maskinene, eller de ser det ikke fordi det er ute av skanneområdet.

Et eksempel på riktig standardadresse som lett kan leses av automatiserte maskiner er:

  1. Navn eller avdeling: MARKEDSAVDELING
  2. Virksomhetsnavn: HOMETOWN CONFECTIONS INC
  3. Gateadresse: 6300 PARKER ST
  4. By, delstat, postnummer: FREDERICK MD 21702

Skrive til en person, avdeling eller begge deler

Hvis du vil henvende deg til en person, gjør det i stedet for avdelingen og legg til personens tittel hvis du vet det. For eksempel: MS ANNA DREW MARKEDSDIREKTØR. Hvis det ikke passer på en linje, flytter du tittelen til den andre linjen. Å legge til MARKEDSDELING er overflødig i dette tilfellet, så la det være utenfor. Hvis du ikke kjenner personens tittel, kan du skrive MS ANNA DREW på linje en og MARKEDSavdeling på linje to hvis selskapet er stort nok til at du ikke tror brevet kommer til adressaten uten å navngi avdelingen.

Bruk All Caps og Drop tegnsetting

USPS automatiserte maskiner kan lese raskt og enkelt hvis du bruker ALL CAPS og ingen skilletegn. Som de fleste var du sannsynligvis opplært til å skrive en adresse som "By, stat, (to mellomrom) og deretter postnummer." Den riktige måten for nøyaktig maskinlesing er imidlertid "By (ett mellomrom, ingen komma) Postnummer (to mellomrom)." Bruk forkortelsen på to bokstaver som USPS angir for hver stat, som vist i ordboken. Merk at disse skiller seg fra de tradisjonelle statlige forkortelsene som fremdeles brukes i avisartikler og formell skriving. For eksempel:

  • Skriv PA ikke Pa.
  • Skriv RI ikke RI
  • Skriv ND ikke N. Dak.

Følg tilleggsregler for nøyaktig levering

USPS.com PostalExplorer gir ytterligere retningslinjer for å sikre at e-posten din kommer dit du vil at den skal gå:

  • Venstre-rettferdiggjøre alle linjene i adressen.
  • Bruk enkle skrifttyper og minst 10-punkts type.
  • Sørg for å ta med retningsanvisninger som N, SE eller W. Den samme adressen kan være både i den nordlige og sørlige enden av gaten.

  • Forsikre deg om at adressen vises riktig gjennom konvoluttvinduer eller etiketter.
  • Bruk svart blekk på hvitt eller annet lyspapir. Bruk aldri omvendt utskrift som hvitt på mørkt papir.
  • Sett suite- eller leilighetsnummer i en linje over gateadressen hvis det ikke alle passer på en linje.