Forskjellen mellom en faktura og en kvittering

Under et salg av varer eller tjenester inngår en kjøper og en selger en avtale om å gjøre forretninger og fullføre en økonomisk transaksjon. Avtalen kan være muntlig eller skriftlig, og vilkårene for transaksjonen vil bli registrert eller dokumentert med en faktura og en kvittering. Fakturaer og kvitteringer er kildedokumenter for regnskap; en faktura kalles også en regning. Fakturaer og kvitteringer brukes i regnskapet til å registrere salgstransaksjoner og til å regnskapsføre forespørsler og kvitteringer for betaling.

Fakturaer levert av en selger

En faktura er en regning, eller en forespørsel om betaling, for et salg. Den viser varer eller tjenester levert av selgeren til kunden, sammen med priser, kreditter, rabatter, avgifter og forfall. Det kan også inneholde kredittinformasjon, et fakturanummer, selgerens navn og eventuelle spesielle salgsprogrammer.

For eksempel tillater mange fakturaer kjøperen 30 dager å betale og tilbyr en rabatt for betaling innen de første 10 dagene etter fakturadatoen. En faktura inkluderer forretningskontaktinformasjon for selgeren, inkludert firmanavn, adresse, telefonnummer, faksnummer og nettadresse. Det inkluderer også kontaktinformasjon for kjøperen og datoen for salgstransaksjonen. Fakturaer skal ikke forveksles med innkjøpsordrer, som er skriftlige forespørsler fra kjøpere til selgere som autoriserer forsendelse eller levering av varer med betalingsavtale.

Kvitteringer for å bevise at betaling ble utført

En kvittering er dokumentasjon på at betaling er gjort for å fullføre et salg. Det fungerer som bevis på eierskap i de fleste tilfeller. Den viser varer eller tjenester, priser, kreditter, rabatt, avgifter, totalbetalt beløp og betalingsmåte. Kvitteringer inkluderer vanligvis informasjon om kjøpere og selgere, i forskjellige formater og i varierende grad.

For eksempel kjøper salgssteder, for eksempel å kjøpe bensin til en bil på en bensinstasjon, fullstendig selgers kontaktinformasjon, men begrenset kjøpers informasjon. En kvittering er kjøpers bevis på betaling.

Utstedere og mottakere

Fakturaer og kvitteringer genereres av selgere, selgere og leverandører og utstedes til kjøpere, kunder eller kunder. Regnskapsavdelinger, selgere og kundeservicemedarbeidere kan utstede fakturaer til kundene. Leger- og tannlegekontorer utsteder fakturaer til pasienter for utførte tjenester. En kelner eller servitør utsteder en faktura, kalt en regning eller en sjekk, til spisesteder på restauranter for maten de bestiller.

Mottakere av kvitteringer er normalt kunder, men kan være regnskapsførere eller bokførere, samt tredjeparter som mottar kvitteringer som bevis på kundebetaling for økonomiske prosedyrer.

Bruk av fakturaer og kvitteringer

Fakturaer brukes til å be om betaling fra kjøpere, holde oversikt over salget, hjelpe til med å kontrollere lageret og legge til rette for levering av varer og tjenester. Fakturaer brukes også til å spore forventede fremtidige inntekter og til å administrere kundeforhold ved å tilby gunstige betalingsalternativer, for eksempel lengre betalingsperioder eller rabatter for tidlig betaling eller kontant betaling.

Kvitteringer brukes av kjøpere eller kunder for å bevise at de har betalt for en vare, spesielt i retur situasjoner der varene er feil eller mangelfulle.