Ansattes rett til privatliv på arbeidsplassen omfatter en ansattes personlige informasjon og aktiviteter på jobben. Bedrifter i privat sektor, som ikke jobber med en offentlig kontrakt, har noen juridiske forpliktelser overfor sine ansatte, men ofte vil selskapets policy diktere mange av en ansattes personvernrettigheter.
Personlig informasjon
Loven beskytter bare personlig informasjon som holdes av offentlige etater, ikke private selskaper. Det er opp til private arbeidsgivere å handle i god tro med en ansattes informasjon. Bare en domstol kan kreve utlevering av personlig informasjon. For å sikre at sensitiv informasjon er trygg, anbefaler Texas Workforce Commission å følge noen få regler.
Ansett all personlig informasjon om en ansattes personlige egenskaper, familie og venner som privat og konfidensiell. Gi kun informasjon om ansatte til de som trenger det av legitime eller juridiske grunner. Undersøk alle henvendelser for informasjon, før journal og bruk samtykke til frigjøringsskjemaer. Lag følsomme dokumenter og makuler gamle dokumenter på en sikker måte. Ikke send noe med personnummer, unntatt tillatte myndighetsskjemaer som er beskrevet i Texas State Law.
Jobbreferanser
Loven beskytter ikke informasjon om ansatt i et privat selskap mot å bli gitt videre til en potensiell arbeidsgiver. Det er imidlertid ikke god praksis å dele informasjon om ansatte med tredjeparter (tenk: personnummer, fødselsdato, lønnsnivå, arbeidsplan eller fullt navn).
I følge Texas Workforce Commission er det god policy å undersøke og dokumentere hvem som ber om informasjon og hvorfor. La også en ansatt i menneskelige ressurser håndtere henvendelsen. Det kan også være tilrådelig å få en skriftlig fullmakt fra den ansatte før du gir ut informasjon.
Elektronisk overvåking
Et privat selskap har lov til å overvåke telefonens, datamaskinens og e-postbruken til sine ansatte. Det anbefales at all overvåkingspolitikk er godt definert, dokumentert og gitt skriftlig bekreftelse av ansatte. Hvis det foreligger retningslinjer for overvåking av datamaskiner og e-postmeldinger, bør de tydelig si at ansatte ikke forventer personvern mens de er på selskapets eiendom eller når de bruker selskapets ressurser.
Kameraovervåking
Video / kameraovervåking av ansatte har lover som varierer fra stat til stat. New Hampshire, Maine, Delaware, Kansas og South Dakota, for eksempel, krever alle at de skal varsles til de ansatte hvis de i det hele tatt blir tatt opp, ifølge Mobile Video Guard. I mellomtiden i Florida, Alabama og Tennessee, kan skjult videoovervåking bare forekomme lovlig på offentlige steder. Men du må også være i tråd med definisjonen av offentlige steder i din jurisdiksjon. Det er viktig å sjekke lovene i staten din med staten selv.
Narkotika- og alkoholtesting
Narkotika- og alkoholtesting er tillatt i private selskaper, selv om narkotikatestingregister ikke lovlig kan frigjøres. Retningslinjene for hvordan, hvorfor og når ansatte blir testet, håndheves ikke ved lov, men et selskap bør ha en klar og kjent narkotikapolitikk for å unngå søksmål.
Personlige søk
Et privat selskap kan ha en policy som gjør det mulig å søke i en ansatt, en ansattes arbeidsområde eller en ansattes eiendom, inkludert en bil, hvis den er på selskapets eiendom. Når det er sagt, kan et personlig søk føre til en rekke rettslige skritt mot en arbeidsgiver. Kroppssøk er spesielt risikabelt juridisk og bør aldri utføres med makt. Texas Workforce Commission anbefaler arbeidsgivere å være ekstrem forsiktige når de autoriserer eller foretar personlige søk.
Inntrenging av privatliv på arbeidsplassen kan føre til en mengde negative konsekvenser, inkludert et fiendtlig, uproduktivt arbeidsmiljø eller til og med en stor søksmål. For å unngå disse konsekvensene, respekter dine ansatte og hold deg oppdatert med lover og regler i staten og kommunen.