Bedriftseiere forbedrer deres offentlige forretningsimage når selskapets policyer er godt etablert for profesjonell kommunikasjon. Det har blitt vanlig for ansatte å være veldig uformelle når det gjelder forretnings-e-post. Og selv om det er vanlig, er ikke uformell om forretnings-e-post ikke akseptert forretningsstandard. Bedriftseiere må innse at å etablere riktig tone setter tonen for hele brevet.
Start med hilsen. Begrens hilsningsalternativene, og gi personalet de riktige valgene.
Standard hilsen
Standard hilsen er "Kjære Mr. (personens etternavn)." Og som gjøres i tradisjonell postkorrespondanse, viser standardhilsen respekt og profesjonalitet. Noen kan vurdere dette gammeldags, men det er mer akseptabelt enn å være utilsiktet støtende.
En hilsen som starter med "Kjære" er tidløs. Bruk personens etternavn hvis du har det, eller hvis forholdet er nytt. Dette viser respekt.
For eksempel er "Kjære Mr. Jones" foretrukket fremfor "Kjære John." Hvis du er usikker på personens tittel (Mr., Mrs., Ms., eller Miss) eller etternavnet, er det akseptabelt å bruke fornavnet. Det bør være standard selskapspolicy for ansatte å prøve å finne ut mottakerens etternavn før de bruker fornavnet.
En vennligere hilsen
Noen ganger skrives e-poster med mindre formelle standarder bare fordi avsenderen ønsker å være vennligere. For eksempel er "Hei" vennligere enn "Kjære." Dette kan brukes selv i en kald kommunikasjon, der avsenderen ikke har mottakerens navn. Den brukes også med fornavn, som i "Hei Jennifer."
En bedriftseier kan ha spesifikke klientforhold der dette brukes over den formelle hilsenen, som definert av selskapets prosedyrer. For eksempel kan ansatte ombord på en ny klient og spørre henne om hun foretrekker å bli kalt med fornavn eller etternavn.
Profesjonell men hjertelig
Bedriftseiere ser "Hilsener:" brukt i korrespondanse. Det er en akseptabel hilsen, men antyder et hjertelig forretningsforhold snarere enn et formelt forhold. Dette kommer som å prøve å være vennlig og annerledes, men regnes fortsatt som formell. Det sees ofte i kalde e-post eller i korrespondanse der avsenderen ikke har et sterkt forhold til mottakeren.
Hilsener å unngå
Tenk på personen som leser e-posten før du skriver hilsen. Når du er usikker på hvordan du starter en bedrifts-e-post, kan du ta feil av siden av tradisjonelle hilsener. Å starte e-posten med "Hei" blir ofte sett blant yngre ansatte som tar en uformell tilnærming til alt.
Dette er imidlertid for uformelt for de fleste forretningssituasjoner på grunn av den potensielle respektløsheten hos noen mottakere. Dette gjelder spesielt når en yngre medarbeider sender en e-post til en eldre kunde eller forretningskollega.
En annen hilsen å unngå er, "Til hvem det kan gjelde", med mindre du ikke har noen anelse om mottakerens identitet. Denne hilsenen antyder en blind e-post som ikke har noe forhold til mottakeren. De fleste mottakere ser dette umiddelbart som en blind e-post, og de kan forkaste den før de leser den. For eksempel er "Hei" vennligere enn "Kjære", og er mer vanlig når avsenderen har et etablert positivt forhold til mottakeren.
Tips
Det er bedre å holde ting kort hvis du ikke har mye informasjon. "Hei" er bedre enn "Kjære venn", selv om du ikke har et navn som følger "Hei."