Når du setter inn filer i en Excel (fil, for eksempel en PDF-fil, Word-dokument eller en e-postmelding, kan du få tilgang til den lettere under et møte eller dele mer omfattende informasjon når du sender regnearket til en kollega. Når du legge til et objekt på denne måten, kan du legge til alt innholdet i en eksisterende fil, inkludere et klikkbart ikon som er koblet til filen, eller opprette en helt ny fil og deretter legge den inn i Excel-regnearket.
Grunner til å legge ved en fil
Du kan sette inn Word-dokumenter i Excel- filer eller legge ved omtrent hvilken som helst form for media. Prosessen er enkel og tjener flere formål. I mange tilfeller er å sette inn en fil et praktisk middel for å konsolidere relevant informasjon i et enkelt dokument.
Du kan for eksempel ha et regneark med salgskontakter, men du har også et Word-dokument med omfattende notater for bestemte individuelle kontakter i regnearket. Du kan også ha PDF-filer med fakturaer og kontrakter i forhold til noen kontakter også. I stedet for å lage en egen fil for hver kontakt eller være vert for denne informasjonen separat, kan du legge til et vedlegg for rask tilgang.
En annen vanlig årsak er å få tilgang til utvendige dokumenter og elementer for en presentasjon. Mens du presenterer, kan du raskt hente andre dokumenter og elementer for presentasjonen. Disse utvendige elementene åpnes, og du kan fortsette å kjøre presentasjonen sømløst.
Vedlegg må være på samme datamaskin
Du kan legge inn en PowerPoint-presentasjon for å sprette ut av Excel etter å ha delt data i en arbeidsbok. Du kan også en ttach filer i Excel med andre grafikk. En ting å merke seg er at vedleggene bare blir hentet hvis filen er vert på samme datamaskin eller på en server som er tilgjengelig under presentasjonen.
Hvis du bruker Excel-arket på en annen stasjon mens du presenterer, må du sørge for at de utvendige filene også ligger på stasjonen.
Legg ved en eksisterende fil
Det er enkelt å legge ved selve filen. Klikk inne i cellen i regnearket der du vil sette inn objektet. Velg kategorien Sett inn . Klikk Objekt i Tekst-gruppen for å åpne dialogboksen Objekt. Velg kategorien Opprett fra fil . Klikk på Bla gjennom- knappen og finn filen du vil legge ved. Klikk på filen for å velge den, og klikk deretter på Sett inn- knappen.
På dette tidspunktet har du filen klar, men må bestemme hvordan du får tilgang til filen. Merk av for Kobling til fil hvis du vil legge inn innholdet i filen i regnearket. Merk av for Opprett ikon for å sette inn et ikon som lenker til filen. Velg OK for å fullføre prosessen og legge ved filen.
Opprett og legg ved en ny fil
Klikk inne i cellen i regnearket der du vil sette inn objektet. Velg Sett inn- fanen, og klikk deretter Objekt i tekstgruppen for å åpne dialogboksen Objekt.
Klikk på fanen Opprett ny, og åpne en ny fil. Velg typen objekt du vil legge ved fra Objekt type- boksen. Merk av for Opprett ikon for å sette inn et ikon som lenker til filen. Klikk OK for å fullføre og legge til ikonet i dokumentet.
Avhengig av hvilken type objekt du velger, åpnes enten et programvindu eller et redigeringsvindu i Excel. Opprett den nye filen du vil sette inn. Lukk det nye programvinduet eller klikk tilbake i Excel-vinduet for å legge ved den nye filen.
Lagre regnearket før du lukker Excel. Endringene lagres ikke permanent før du oppdaterer dokumentet.