Prosedyrehåndbøker er nyttige verktøy for en rekke ansettelsesinnstillinger. Uansett om ansatte trenger å vite hvordan de skal betjene kopimaskinen eller hvordan de skal gjennomføre den nødvendige helse- og sikkerhetsopplæringen, kan en prosedyremanual tilby en oversikt over trinnene. Mange arbeidsgivere utformer kombinerte ”policy and procedure” manualer, men det er viktig å anerkjenne skillet: policy reflekterer regler, mens prosedyrer reflekterer prosesser og hvordan de skal fullføres. Når du setter sammen en effektiv prosedyremanual, er det viktig å fokusere på selve prosedyren og gi informasjonen som vil være mer nyttig for ansatte for å oppnå den.
Kvaliteter
En prosedyremanual skal være enkel å lese og bruke. En prosedyremanual som krever sin egen prosedyremanual bare for å lese den, bruker ikke mye for noen ansatte. I tillegg bør prosedyremanualen være konsistent i alle elementer, inkludert stil, design og informasjon. En prosedyremanual er utformet for å hjelpe andre med å fullføre en bestemt oppgave, så den bør skrives med tanke på leserne. Prosessene som er beskrevet skal være klare og logiske, slik at alle lesere kan følge prosedyren uten problemer.
Funksjoner
Fremgangsmåtehåndbøker vil variere i spesifikke funksjoner, basert på typen informasjon som er detaljert. For det meste er effektive prosedyremanualer imidlertid de som har tydelig og konsistent formatering slik at leserne vet hvordan de skal følge materialet. Avsnitt bør begynne og slutte uten forvirring, og leserne trenger ikke å lure på hvor ett trinn ender og et annet begynner. Når de beskriver trinnene, bør forfattere bruke sterke handlingsverb for å sikre at leserne vet nøyaktig hva de skal gjøre, og de bør gi forklaringer og alternativer der det er hensiktsmessig. Eventuelle ikoner, bilder eller grafer / diagrammer skal være åpenbare å forstå og enkle å følge.
Skrivestil
Skrivestilen til en prosedyrehåndbok bør stole på et klart og kortfattet språk. All prosessuell informasjon bør være nøyaktig, og eventuelle akronymer bør avklares med en forklaring i parentes - for eksempel "Food and Drug Administration (FDA)." I prosedyremanualer som vil være i omløp en stund, unngå å bruke spesifikk informasjon som raskt kan bli utdatert. Faglig språk og sjargong som vil være ukjent for de fleste bør unngås.
Design
Utformingen av prosedyrehåndboken vil i stor grad avhenge av typen prosedyre som er beskrevet, men noen designanbefalinger gjelder for alle prosedyrehåndbøker. En god prosedyrehåndbok bruker mye hvit plass. Det vil si at manualen ikke er overbelastet med utskrift, men gir heller rikelig med innrykk og avsnittbrudd for å unngå å skremme leseren. Effektive prosedyremanualer har også tydelige overskrifter og underoverskrifter, samt andre passende etiketter og skisseringer for mange punkter.
Ansvar
De som er ansvarlige for å skrive prosedyremanualer, er også ansvarlige for å gjennomgå dem med jevne mellomrom. Hvis materiale blir irrelevant, bør det fjernes eller oppdateres. Hvis informasjonen ikke er effektiv til å hjelpe ansatte, bør håndboken revideres og forbedres. En prosedyrehåndbok er bare like nyttig som det arbeidet leserne kan utføre, og hvis manualen ikke gjør det, har forfatteren ansvaret for å endre den.