Et selskap bruker dokumenter for å kommunisere, gjøre forretninger og analysere produktiviteten. Forretningsdokumenter spenner fra korte e-postmeldinger til komplekse juridiske avtaler. Noen dokumenter er utarbeidet av ansatte og bedriftseiere, mens andre er utarbeidet av fagpersoner utenfor selskapet, som regnskapsførere og advokater. Siden dokumenter gir bevis på en organisasjons omgang og det kan henvises til i årene som kommer, er det viktig at de er godt skrevet.
E-post og memorandum
Medarbeidere bruker vanligvis e-post for å formidle informasjon til hverandre. Før e-post ble utbredt, ble notater brukt til e-postmeldinger. Notater brukes fortsatt i situasjoner der en melding er ment å følge en bestemt fil, og i tilfeller som krever mer personvern enn en e-post.
Både et notat og en e-post identifiserer avsender og mottaker og inneholder en emnelinje. Teksten er formatert i ett eller flere avsnitt.
Forretningsbrev for kommunikasjon utenfor
Forretningsbrev brukes til å kommunisere med enkeltpersoner utenfor kontoret. Mottakere kan omfatte kunder, kolleger i andre virksomheter, tjenesteleverandører, fagpersoner som gir råd til virksomheten, offentlige tjenestemenn og jobbsøkere. Et forretningsbrev er vanligvis formatert i blokkstil, der alle elementene i brevet, bortsett fra brevhodet, er justert med venstre marg.
Det kan sendes via e-post eller leveres per post. Hvis et brev sendes i teksten til en e-post, inkluderer avsenderen navn, stillingstittel og kontaktinformasjon nederst i e-posten.
Forretningsrapporter for formidling av informasjon
Forretningsrapporter formidler informasjon i et format som er mer formelt og vanligvis lenger enn et brev. Rapporter dekker en rekke emner, som sikkerhetsoverensstemmelse, salgstall, økonomiske data, mulighetsstudier og markedsføringsplaner. De kan inneholde statistikk, diagrammer, grafer, bilder, casestudier og undersøkelsesresultater. Noen rapporter blir publisert til fordel for investorer. Hvis en rapport er periodisk, for eksempel en månedlig salgsrapport, brukes en mal for enkelhets skyld og for å muliggjøre sammenligning med tidligere rapporter.
Transaksjonelle dokumenter for å drive forretning med kunder
Et selskap bruker dokumenter for å gjøre forretninger med sine kunder. For å spare tid kan disse dokumentene formateres som et skjema, for eksempel et bestillingsskjema, en oversendelsesside, faktura eller kvittering. Hvilke typer transaksjonsdokumenter som brukes, varierer noe etter virksomhetens art. En forsikringsagent genererer for eksempel forsikringsapplikasjoner og poliser, mens en långiver bruker lånesøknader og pantedokumenter.
På noen felt inngår bedrifter avtaler og kontrakter med andre; disse dokumentene kan være utarbeidet av selskapets advokat.
Finansielle dokumenter for å styre virksomheten
En bedrift bruker økonomiske dokumenter for å holde seg innenfor budsjettet, utarbeide budsjettforslag og sende inn selvangivelser. Disse dokumentene inkluderer kvitteringsposter, lønnsrapporter, betalte regninger, kontoutskrifter, inntektsoppgaver, balanser og skatterapporteringsskjemaer. Disse dokumentene kan utarbeides av selskapets regnskapsfører.
En bedriftseier bruker disse dokumentene for å bestemme selskapets økonomiske suksess og for å identifisere områder som er uproduktive. En avdelingsleder kan bruke økonomiske dokumenter til å utarbeide et budsjettforslag.