Kommunikasjonsproblemer på arbeidsplassen kan ha en negativ innvirkning på moral, produktivitet og tverrdepartementale arbeidsforhold. Når de ikke er merket av, kan pågående kommunikasjonsproblemer potensielt kutte i fortjeneste, øke omsetningen og føre til feil som negativt påvirker selskapets offentlige image. Å gjenkjenne og adressere vanlige problemer kan utjevne problemene før de går ut av hånden. Se etter vanlige kommunikasjonsproblemer på arbeidsplassen og løs dem raskt.
Manglende kommunikasjon fullt ut
På en arbeidsplass dominert av raske svar via tekst og e-post, kan detaljer gå tapt, oversett eller misforstått. Det er ikke klart å svare "ja" på en rekke spørsmål i en e-post. Å svare “OK” når du blir spurt om du kan se gjennom et dokument, adresserer ikke spørsmålet om hvor dokumentet ligger, hva slags gjennomgang som er bedt om, eller når redigeringer må returneres.
Løsning: Gjør e-postforespørsler klare og detaljerte, og gjør svarene fullstendige og omfattende. Før du trykker Send, spør deg selv:
- Svarte jeg fullt på hvert spørsmål?
- Vil mottakeren ha noen utestående spørsmål etter å ha lest e-posten min?
Forutsatt at noen andre har ballen
Når du er en del av en idédugnad, en gruppe-e-post eller et gruppeprosjekt, er det alltid potensial for å anta at noen andre har dekket en oppgave. Når alle antar at noen andre håndterer ting, blir ballen uunngåelig droppet, noe som fører til fingerpeking, skyld og tapte tidsfrister.
Løsning: I enhver gruppedynamikk må det være en poengperson som skal sette og avklare roller ved avslutningen av diskusjonen eller debatten. En gruppe-e-post som avklarer hvem som gjør hva og når strømlinjeformer gruppeinitiativer.
Manglende selvredigering
Selvredigering er en god forretningsteknikk å lære i både skriftlige og verbale former. Unnlatelse av å vurdere hva du skal skrive eller si kan føre til en sammenbrudd i kommunikasjonen, enten fordi du ikke formulerer tankene dine helt, eller fordi du reagerer uten å tenke, noe som fører til sårede følelser og misforståelser.
Løsning: Før du trykker Send, må du se etter innhold, stavemåte, grammatikk og gyldighet. Kontroller deretter tonen din for å sikre at mottakeren ikke kan tolke ordene dine feil. Når du snakker i et oppvarmet miljø, velg ordene dine nøye og kjør dem gjennom ditt mentale filter minst en gang før du sier dem høyt.
Å være uforberedt
Hvis du er forsinket til et møte eller nærmer deg en frist, og du er uforberedt, kan du bli fristet til å vinge den. Når du er uforberedt, kan det oppstå feil, misforståelser og til og med misdirigering av et prosjekt eller en oppgave.
Løsning : Vær organisert og forberedt. Hvis du ikke er det, er det bedre å innrømme at du trenger mer tid enn å kaste en idé mot veggen og håpe den sitter fast.
Bruke feil kommunikasjonsverktøy
Det er tider når en e-post er passende, og andre ganger når en telefonsamtale eller personlig møte er mer passende. Å feilbedømme situasjonen og velge feil verktøy kan føre til en sammenbrudd i kommunikasjonen og skape forvirring, misforståelse og sårede følelser.
Løsning: Hvis du utveksler ufølsom informasjon hver dag, er e-post greit. Hvis du prøver å løse opp en klebrig situasjon som er full av feilinformasjon, gir en telefonsamtale eller Skype-økt mulighet for en mer effektiv frem og tilbake-utveksling. Hvis du leverer dårlige nyheter eller har en seriøs eller omstridt debatt, er en personlig tilnærming det beste valget. Det lar deg lese kroppsspråk, måle temperament og få personlig kontakt.
Sier for mye
Noen ganger overdeler vi når vi snakker før vi tenker. Andre ganger sladrer vi og utveksler upassende informasjon. Noen ganger resulterer slurv i overdeling eller utgivelse av personlig eller sensitiv informasjon - tenk på et scenario der du ved et uhell treffer “svar til alle” eller “videresend” i en e-post-samtale der du og en kollega snakker nedsettende om en kunde.
Løsning: Understreke behovet for konfidensialitet på arbeidsplassen, hold sensitive møter bak lukkede dører, avstå fra å legge svært konfidensiell eller sensitiv informasjon i e-post, og stopp sladder i sporene.
Strømlinjeformet og effektiv kommunikasjon starter ovenfra og ned. Hvis du ikke allerede har en god praksis for kommunikasjonspolitikk, kan du opprette en og bruke den til orientering og personalopplæring. Tenk også på at noen ganger kan et problem som ser ut til å være resultatet av dårlig kommunikasjon være ineffektiv forretningspraksis, dårlig organisering eller mangelfull tidsstyringsevne. Før du skylder på kommunikasjonsproblemer, må du vurdere de andre årsakene til en sammenbrudd i effektive operasjoner.