Det kan være vanskelig å finne en bedrift av hvilken som helst størrelse fra og med 2020 som ikke stoler på datamaskiner for å lage, markedsføre og selge sine produkter eller tjenester. Mens datamaskiner gjør forretninger raskere og enklere, kan bruken av arbeidsstyrken også utgjøre en rekke betydelige ulemper. Å forstå ulempene ved bruk av datamaskiner på arbeidsplassen kan hjelpe deg med å ta skritt for å minimere dem og beskytte virksomheten din.
Stort avhengighet av data
Mange bedrifter stoler så sterkt på datamaskiner at strømbrudd eller systemkrasj kan vise seg å være ødeleggende. Verdifulle filer kan gå tapt, noen ganger permanent, noe som kan ha langsiktige implikasjoner hvis filene ikke ble sikkerhetskopiert med papir eller andre metoder, for eksempel automatisk nattlig sikkerhetskopiering eller sikkerhetskopiering i skyen.
En kundeserviceorientert virksomhet som er avhengig av å kunne gi raske og pålitelige svar på kundeforespørsler, kan også oppleve en alvorlig ulempe hvis den mister datamaskintilgang.
Personlig bruk av datamaskiner
Datamaskiner kan skape distraksjoner, spesielt hvis ansatte får full tilgang til Internett. I stedet for å jobbe, kan de ansatte bli fristet til å bruke tid uten mål å surfe på nettet, legge ut på sosiale medier, sjekke sportsresultater, sende videoer til venner, spille spill eller delta i chat-samtaler. I følge Wisconsin School of Business bruker arbeidstakere alt fra tre timer per uke til 2,5 timer per dag på internett av personlige årsaker mens de er på jobb.
Bedrifter kan trenge å gå til de ekstra kostnadene ved å kjøpe og installere filtreringsprogramvare for å begrense arbeidstakernes surfetilgang og opprette en svart liste over nettsteder som de ansatte ikke har lov til å besøke. Virksomheten din bør jobbe med din juridiske rådgiver for å lage retningslinjer som begrenser bruken av datamaskiner til forretningsaktiviteter.
Farene ved hacking
Et annet problem med datamaskinsystemer på arbeidsplassen er at mange små bedrifter lagrer sensitiv kundeinformasjon, for eksempel kredittkortnummer, personnummer, bankkontoinformasjon og adresser. Hvis en hacker lykkes med å bryte inn i en virksomhets datasystem, kan han bruke informasjonen til å tømme bankkontoer eller kjøre avgifter på kredittkort.
I beste fall kan dette skape et PR-mareritt for selskapet. I verste fall kan det gjøre selskapet utsatt for søksmål, spesielt hvis det ikke iverksatte effektive sikkerhetstiltak, forklarer forretningsforsikringsselskapet Hiscox USA.
Sørg for at du har den nyeste antivirus- og hackingsprogramvaren på alle datamaskinene dine. Sett strenge regler for ansatte angående nedlasting av gjenstander til datamaskiner for å forhindre at de ved et uhell laster ned virus sendt via falske e-post.
Forstyrrelse av privatlivet
Mange selskaper innfører en policy for å overvåke ansattes datamaskinbruk for å forhindre upassende eller ulovlig aktivitet. I noen tilfeller er ansatte pålagt å signere en utgivelse som erkjenner at de undervurderer selskapets overvåkingspolitikk.
Ansatte kan se på dette som en inntrenging av deres privatliv og peke på det som et eksempel på å bli sett på av "Big Brother." Det kan også skape et etisk dilemma som setter arbeidstakers rett til personvern mot arbeidsgivers rett til å beskytte seg selv.
En måte å myke opp ansattes datamaskinbruksanmeldelser er å gi ansatte et anonymt nummer som IT-medarbeidere ser når de sjekker internettbruk. Hvis de ser ansatt nr. 22B surfe på internett for personlig bruk flere timer hver dag, rapporterer IT-avdelingen ansatt nr. 22B til ledelsen, som leser rapporten og deretter avgjør om de vil avdekke den ansatte for disiplin.