Hver bedrift har en måte den opererer og gjør ting på. Bedrifter og bedriftsledere uten tydelig forretningspolitikk har ofte underordnede som tar beslutninger som ikke stemmer overens med det ledelsen virkelig ønsker å se. Tydelige, konsise og skriftlige forretningspolitiske planer hjelper enhver virksomhet til å opprettholde konsistens i driften og avlaste ledelse fra behovet for mikromanagement. Når forretningspolitikk blir opprettet og brukt, er det en standardisering av hvordan selskapet leverer produkter eller tjenester til forbrukerne.
Hva er i en forretningspolicy?
En forretningspolicy er et sett med regler definert av eieren eller ledelsen av selskapet. Noen retningslinjer er definert av forskrifter, for eksempel føderale personvernlover, mens andre er utformet av bedriftsledelse for å sikre at ting gjøres etter visse standarder. Virksomhetspolitikk finnes vanligvis i driftshåndboken eller i ansattens håndbok. Selv om forskjellige virksomheter kan ha forskjellige retningslinjer, har enhver forretningspolicy de samme syv funksjonene. En forretningspolitikk må være spesifikk, klar, enhetlig, passende, enkel, inkluderende og stabil.
- Spesifikk : Hvis en policy ikke er spesifikk, blir implementeringen inkonsekvent og upålitelig. For eksempel: "Ansatte kan ikke parkere på gjesteparkeringsplassen."
- Klar : En næringspolitikk har ingen tvetydighet. Den er skrevet på lett forståelig språk. For eksempel, "Umiddelbar frigjøring av sysselsetting er et resultat av at sjåførene har to poeng på føreroppføringen."
- Uniform : Politikken bør være en standard som alle kan følge fra toppledelsen til fabrikkarbeiderne. For eksempel: "Alle som kommer inn på byggeplassen må ha en beskyttende lue, sko og briller på hele tiden."
- Passende : Forretningspolitikk bør være relevant for organisasjonsmål og behov. For eksempel "Anklager om diskriminering og seksuell trakassering blir undersøkt med disiplinærtiltak gjeldende basert på undersøkelsesfunn."
- Enkelt : Retningslinjene må forstås av alt det gjelder innen virksomheten. For eksempel "Røyking forbudt innen 30 meter fra sveisearbeidene utpekt av de malte gule gulvlinjene."
- Inkluderende : En forretningspolicy er ikke noe relevant for en liten gruppe i virksomheten, den må dekke det brede omfanget og inkludere alle. For eksempel "Forretningsantrekk er alltid nødvendig på kontoret eller møte med kunder."
- Stabil : Dette refererer til implementering. Hvis en hendelse oppstår, bør politikken være stabil slik at det ikke er ubesluttsomhet om å følge den. For eksempel "Mobiltelefoner er ikke tillatt i konferanserommet."
En forretningspolitikk kan være fleksibel når det gjelder å endre parametere i virksomheten, bransjen eller markedet. Ved å bruke disse funksjonene som en guide for å lage en hvilken som helst forretningspolitikk, kan bedriftsledere opprettholde en kongruent struktur i selskapet. Å være kvikk i virksomheten og tilpasse seg en tilbakemelding fra en ansatt, forbruker og marked er det som gjør at store selskaper lykkes.
Betydningen av forretningsplaner
Forretningspolitikk er viktig og påvirker alt fra juridiske forpliktelser til ansattes tilfredshet og et positivt offentlig image. Retningslinjer sørger for at alle er på samme side når det gjelder forventningene til visse ting. En virksomhet kan ha retningslinjer som er relevante for forskjellige aspekter av selskapet. Det kan være sikkerhetspolitikker, politikker for ansettelse av menneskelige ressurser og antidiskrimineringspolicyer. Det kan også være regler som gjelder ansattes kleskode, lunsjplaner, fri og høytider. Andre retningslinjer er relevante for kundeopplevelsen, inkludert hilsen til kunder, telefonsamtaler og produktleveringsspesifikasjoner.
Alle disse retningslinjene skaper et positivt arbeidsmiljø. Ansatte som føler seg trygge på jobben mot skade eller diskriminering er lykkeligere og mer produktive. Dette er et viktig aspekt av produktiviteten som enhver bedriftseier må vurdere. Når ansatte har spesifikke retningslinjer for kleskode, planlegging og be om avspasering, utjevner det feltet og beskytter ansatte mot favorisering. Det setter tonen i kontordynamikken og grunnlaget for teamarbeid. Bare å organisere tidsplaner krever å jobbe som et team, eller i det minste vurdere andre i teamet.
Når det gjelder retningslinjer for drift og kundeopplevelse, er dette avgjørende for konsekvent drift og å kunne feilsøke potensielle problemer. Hvis policyen er å følge opp etter at et produkt er levert, og det ikke skjer, kan ledere målrette det segmentet av prosessen mot høyere avkastning.
Etablere en bedriftskultur
Når politikk er tydelig beskrevet i en skriftlig plan, settes forventningene. Dette begynner å etablere en bedriftskultur av hva du skal gjøre, hva du ikke skal gjøre og hvordan du skal handle. Ansatte som får forventninger i et tydelig skissert format, er bedre i stand til å utføre disse oppgavene og har en tendens til å avvike sjeldnere fra "skriptet" enn ansatte som er ansatt i virksomheter som ikke har tydelig skriftlige retningslinjer.
Selvfølgelig betyr politikk ingenting hvis ledelsen ikke skal implementere retningslinjene. Enkelte retningslinjer, som sikkerhet og diskriminering, har juridiske konsekvenser og påvirker direkte produktivitet og kundetilfredshet. Hvis en leder ikke vil kreve at ansatte følger retningslinjene for en seks måneders gjennomgang etter kjøpet, kan selskapet miste virksomheten, og lederen vil finne det vanskeligere å starte håndhevelsespolitikken.
For eksempel har Google en bedriftskultur som er veldig ansatt-drevet, noe som betyr at foreldre kan justere timeplanene rundt barnepassetiden; hundeeiere kan ta Fido med på jobb, og ansatte har lov til å bruke en del av tiden på personlige prosjekter de ønsker å utvikle, ikke bare på hvilket prosjekt som ble tildelt. Dette er mye fleksibilitet som er skissert med veldig klare parametere fra selskapet, slik at ansatte vet hvor grensene er. Som et resultat er Google et sted hvor folk liker å jobbe, og denne policyen har resultert i at Google har blitt en global leder innen teknologi.
Opplæring i ansattes forretningspolitikk
Bedriftsledere må trene ansatte i næringspolitikk. Hver ansatt skal motta en ansatt håndbok som beskriver alle policyer i ett sentralt dokument. Oppdateringer bør formidles skriftlig som endringer i håndboken. Skulle håndboken bli utdatert, bør den revideres slik at de nylig implementerte endringene integreres i arbeidstakermanualen.
Arbeidsgivere bør også holde håndboken tilgjengelig via skyen eller online portaler, slik at ansatte får tilgang til den hvis det er spørsmål. I tillegg, ved å ha det online, er det ingen unnskyldning for noen ansatte å si at de ikke visste det.
Men dette er ikke nok. Arbeidsgivere bør holde treningsøkter for å gjennomgå viktige retningslinjer. Mange bedrifter holder inkluderingstrening, og hjelper de ansatte bedre å forstå hvilken type språk eller handlinger som kan oppfattes som trakassering eller diskriminering. Ikke anta at ansatte vet rett fra galt. Tren dem til å forstå det. Dette bidrar til å holde virksomheten og den ansatte utenfor juridiske problemer.
Det samme gjelder når det gjelder operasjoner. Hvis du trenger ansatte til å følge et bestemt skript på telefonen, gå gjennom det med dem og rollespill. Dette gjelder også for personlige interaksjoner. Ikke bare gjennomgå salgsprosesser. Ta deg tid til å gjennomgå potensielle kundeserviceproblemer, slik at ansatte blir bedre trent til å løse potensielle problemer i løpet av dagen. Jo mer en ansatt kan takle kundeproblemer, desto mindre omdirigeres kommandokjeden til ledelse. Det frigjør bedriftsledere til å fokusere på vekst- og utviklingsstrategier.
Brudd på næringspolitikken
Det er viktig å være i samsvar med enhver forretningspolitikk. Selv noe så enkelt som "enhver arbeidstaker som ikke vil ha skjorten innstoppet" krever ledelse. Som allerede diskutert, kan du ikke velge når du skal implementere en policy. Dette skaper forvirring og fiendskap blant ansatte som ikke vet hvilken versjon av sjefen som kommer inn en gitt dag.
Hvis en forretningspolitikk blir implementert og konsekvent administrert, må du holde ansatte ansvarlige for brudd. Det bør være en prosess eller protokoll for ledelsen å følge som er passende for handlingen. Dette hjelper deg med å dokumentere hva som skjer med ansatte og avgjøre om noen ansatte trenger å bli løslatt.
For eksempel, hvis policyen er at alle menn skal ha slips og at alle kvinner bruker strømpebukser, kan prosessen for brudd være en muntlig advarsel etterfulgt av en oppskriving i ansattens fil. Gjentatte brudd vil resultere i ytterligere disiplinære tiltak som prøveløslatelse eller til og med suspensjon. På den annen side, hvis policyen er at en hard hatt må brukes på stedet til enhver tid, blir et brudd et sikkerhetsproblem og krever umiddelbar handling, inkludert å bli skrevet opp og fjernet fra nettstedet.
Politikk som dreier seg om lovligheter som trakassering og diskriminering, bør kreve involvering av juridiske eksperter, rettshåndhevelse om nødvendig og utføring av etterforskning for å avgjøre sannheten. Enkeltpersoner kan skilles og jobboppgaver kan justeres i påvente av etterforskningen, men sjelden er sjelden hensiktsmessig før undersøkelsens konklusjon.
Viktigheten av forretningspolitikken din
Retningslinjene og metodene for implementering du velger som bedriftsleder å vedta, vil direkte påvirke hvordan dine ansatte presterer. Noen bedriftsledere vil ikke ha alt i et stivt format, mens andre liker å implementere spesifikke prosesser på hvert trinn av selskapets operasjonsprosess. Dette er en bedriftseiers beslutning.
Husk at noen retningslinjer og prosedyrer er utformet for å forhindre juridiske problemer, mens andre er designet for å bygge et bedriftsimage, erfaring og kultur. En bedriftsleder bør være klar over hvordan politikk påvirker teamet hans. Hvis en kleskode blir et problem for flertallet av de ansatte, kan en ny policy som en uformell fredagspolicy endre kontordynamikken i en positiv retning. Hvis det ikke eksisterer en mobiltelefonpolicy, men ansatte bruker timer på personlige samtaler, tekster og sosiale medier, bør en ny policy med opplæring implementeres og styres for å forbedre produktiviteten. Ledere bør regelmessig evaluere selskapets policyer og deres effektivitet for bedriftens suksess.
Bygge forretningsretningslinjer
Å etablere retningslinjer starter vanligvis med at en bedriftseier eller hans første lederteam skriver en ansattes håndbok og forretningsplan med misjon og visjon. Teamet må vurdere hva som er standard politikk som er regulert av føderale og statlige forskrifter. Noen regulerte retningslinjer inkluderer personvernregler, antidiskrimineringsregler, overtid og feriepenger og til og med helseprogrammer.
De fleste bedrifter vil finne at disse regulerte reglene er like blant mange selskaper, selv om noen selskaper bestemte seg for å gå utover de nødvendige retningslinjene. Så er det operasjonene og kulturpolitikken. Disse inkluderer det bildet ledere ønsker at selskapet skal ha, og den interne bedriftskulturen de jobber for å etablere. Alt fra kleskode til røyking på jobben kan være definert av en forretningspolitikk.
Når hovedpolitikken er opprettet, må bedriftsledere holde en puls på hvordan ansatte og kunder reagerer på retningslinjene. Hvis en policy har en negativ innvirkning på selskapets samlede produktivitet, må det søkes tilbakemelding og justeringer vurderes. Hver bedriftsleder må ha dette som sin egen policy for å lykkes. Bedrifter er flytende enheter som alltid er i endring. Å være for stiv kan føre til negativ ytelse og negative resultater. Feilsøking av produksjonsproblemer starter noen ganger med feilsøking av forretningsregler.