En ansattes ID er en kode som brukes av en arbeidsgiver for å identifisere personer som jobber i en organisasjon. Medarbeider-ID-er tillater strømlinjeformet, nøyaktig journalføring, og de hjelper med å bevare konfidensiell informasjon. Hvis du driver en liten bedrift med en håndfull ansatte, kan det hende at ansattes ID ikke er en presserende bekymring, men når virksomheten din vokser, får den større betydning.
Hvorfor ikke SSN?
Et ansattes ID-nummer er ikke det samme som et skatte-ID-nummer eller personnummer (SSN) som tildeles av den føderale regjeringen. Selv om SSN-er er en annen nyttig form for ID, bør de holdes konfidensielle og ikke brukes til daglig registrering. Identitetstyver søker SSN-er fordi de unikt identifiserer amerikanske borgere. Identifiser tyver kan bruke personnummer for å lage falske identifikasjonskort og andre falske dokumenter. Dette er vanskeligere å gjøre med ansattes ID-er, siden de ikke har noe bruk utenfor selskapets interne poster.
“John Smith” -problemet
Når bedriften din vokser, øker sannsynligheten for at du vil ansette flere personer som har samme navn, spesielt for vanlige navn. Selv om mellomnavn og titler som "Doctor" kan hjelpe til med å skille mennesker, fungerer ikke dette alltid. Et system med unike ansattes ID-er lar deg identifisere og gjøre rede for personer som har samme navn.
ID-kodeformat
Når du oppretter en ansattes ID-kode, er formatet helt opp til deg. Det kan være et tall eller en kombinasjon av bokstaver, tall og andre symboler. En bedrift kan bruke ID-en til å identifisere en ansattes type; for eksempel kan en “T” etterfulgt av noen få sifre identifisere personen som en tekniker. Noen selskaper bruker en sekvensiell nummereringsordning der arbeidere som begynte tidlig har lave tall, og de som blir ansatt senere får høyere tall.
Sentral kontroll av ID-nummer
Det er viktig at virksomheten din tildeler nye ID-numre på et enkelt eller sentralt sted i selskapet, for eksempel HR-avdelingen, eller for små bedrifter, regnskapsføreren eller lønningspersonen din. Ved å sentralisere ansvar reduserer det sjansen for å gi det samme nummeret til mer enn en person, eller at den samme personen ender opp med flere tall. Unikt er avgjørende for et smidig fungerende regnskapssystem.
Flerbruks-ID
Det er mulig at organisasjonen din kan bruke ett ansattnummer til flere formål. For eksempel kan det hende at en ulønnet praktikant ikke er i lønnssystemet, men de trenger fortsatt ressurser som nøkler og datamaskintilgang. Hvis selskapet ditt ansetter praktikanten, kan de beholde det samme antallet; du trenger ikke å legge dem inn på nytt i regnskapssystemet ditt.
Ansattes ID og databaser
Medarbeider-ID-er bidrar til å effektivisere datastyrt journalføring ved å redusere overflødig informasjon. For eksempel kan en ansattfil ha ansattes ID, navn, hjemmeadresse og telefonnummer. En fil for å spore ferietid kan ha bare ID-nummer og feriedato. Datamaskinen knytter de to filene sammen automatisk ved hjelp av ID-nummeret, slik at du kan se den ansattes navn og ferietid i en rapport.
Ansatt mot arbeidsgiver-ID
Ikke forveksle en ansatt-ID med arbeidsgiver-ID (EIN). Sistnevnte er en kode tildelt av den føderale regjeringen til bedrifter for skatte- og rapporteringsformål. Det ligner på et personnummer, da det unikt identifiserer selskapet. Enhver amerikansk virksomhet som sysselsetter mennesker trenger en EIN.