Januar er alltid en travel måned for regnskapsavdelinger og eiere av små bedrifter når de utarbeider skattedokumenter for ansatte og deres virksomhet. En ansattes lønns- og skatteoppgave, kjent som W-2, er det offisielle dokumentet som brukes til å rapportere skattepliktig inntjening, samt beløpet for skatt som holdes tilbake for sosial sikkerhet, Medicare og statlige og lokale myndigheter. Dette viktige dokumentet brukes ikke bare av Internal Revenue Service (IRS) for skattemessige formål, men i løpet av en ansattes levetid blir hans inntjeningshistorikk brukt av Social Security Administration (SSA) for å bestemme berettigelse og fordeler ved pensjon.
Forstå W-2
Før du bruker tid på å fylle ut et skjema, må du være sikker på at du bruker den riktige. Arbeidsgivere er pålagt å fylle ut W-2-skjemaer for alle ansatte de betalte til, inkludert ikke-kontantbetalinger, i bytte for tjenester i løpet av året.
Selv om du ikke er en offisiell bedrift, men betaler noen som husarbeid, må du sende inn en W-2 for dem. Men hvis du betalte en entreprenør (ikke ansatt) for arbeid, må du bruke et annet skjema, 1099-MISC.
Ting du trenger
W-2 form og W-3 form
Årlige lønnstall
Årlige fradragstall
Programvare for lønnsregnskap
Skriver
Velg arkivformat
Du har to alternativer når det gjelder arkivering av W-2-dokumentene. Du kan fylle ut papirskjemaer eller arkivere elektronisk på SSAs nettsteder for forretningstjenester.
Papirskjemaer
Hvis du velger å bruke papirskjemaene, må du bestille dem fra skattemyndighetene. Enkel online bestilling er tilgjengelig på hjemmesiden www. irs.gov/ordreformer. Sørg for å bestille skjemaet for riktig år; i januar fyller du ut skjemaer for året som er fullført, ikke inneværende år. Skriv alltid ut lesbart med svart blekk. Du kan sende inn opptil 249 ansatteskjemaer ved hjelp av denne metoden.
Elektronisk arkivering
En raskere måte å arkivere skjemaene på er ved å bruke det gratis Business Services Online (BSO) nettstedet som drives av SSA. Du må opprette en konto og et passord, som må endres regelmessig.
Du kan manuelt legge inn opptil 50 ansatte per innlevering gjennom dette systemet. Du kan også laste opp en formatert lønnsfil for et stort antall ansatte. Instruksjoner for formatering kan lastes ned fra BSO-nettstedet.
Samle informasjon om lønnstakere
Kjør lønnsoversiktsrapporter for hver ansatt. Rapportene skal detaljere hvor mye penger de ble betalt for hele året, samt mengden av skatt som er tilbakeholdt for føderal inntektsskatt, statlige og lokale skatter, trygd og medisinskatter.
Skriv inn data i hvert skjema
Følg instruksjonene fra IRS for å fylle ut hvert W-2-skjema. Du vil oppgi følgende informasjon:
-
- Navn, adresse og personnummer for hver ansatt
- Foretaksnavnet ditt, adressen, EIN (Employer Identification Number) og statlig ID-nummer
- Sum for lønn, tips og annen kompensasjon
- Sum for skatt i hver kategori
- Valgfri utsettelse eller utpekte Roth IRA-bidrag, hvis aktuelt
- Skattepliktig kostnad for arbeidsgiver betalt helse- eller livsforsikring, hvis aktuelt
Når du legger inn data i elektroniske skjemaer, lagrer du dataene etter hver oppføring. Du kan gå ut av nettstedet hvis du trenger det og komme tilbake for å fullføre arbeidet ditt på et senere tidspunkt.
Gjennomgå de fullførte W-2-ene dine
Når du har skrevet inn alle dine ansattes W-2-er, sjekk dem for nøyaktighet. SSA anbefaler å skrive ut uoffisielle eksemplarer og gi dem til dine ansatte for gjennomgang. Sjekk spesielt for navnestaving, riktige adresser og riktige personnummer. Hvis du sender inn skjemaene og finner feil senere, må du sende inn et korrigert skjema på nytt.
Skriv ut og distribuer skjemaene dine
Når alt er bekreftet som riktig, kan du skrive ut W-2-ene dine og distribuere dem til dine ansatte. Husk å sende dem med e-post senest 31. januar for å overholde IRS-fristen.
Send skjemaer til SSA
Det siste trinnet er å arkivere alle skjemaene med SSA. Selv om skattemyndighetene og statlige og lokale myndigheter bruker W2 for å kontrollere inntektene, er det trygdeverket som fører tilsyn med arkivering av disse dokumentene. Med både papir og elektroniske metoder, vil du også motta en W-3, som er formidling av lønns- og skatteoppgaveskjema; den må sendes sammen med hvert parti W-2.
Tenk på W-3 som "total" -kortet. Du vil liste opp all identifiserende arbeidsgiverinformasjon og det totale beløpet som er betalt eller tilbakeholdt i hver rapporterte kategori for hele bedriften. Du vil også oppgi det totale antallet individuelle W-2-er sendt inn av firmaet ditt. W-3 fungerer som en sjekk for å identifisere eventuelle feil med innsendingen din.
Tips
Ikke skriv ut en kopi av den røde versjonen av W-2-skjemaet som finnes på IRS-nettstedet, og send den til SSA. Skjemaet kan ikke skannes og godtas ikke. du kan til og med bli straffet. I stedet kan du bestille papirskjemaer direkte fra skattemyndighetene og sende dem eller sende dem elektronisk til Social Security Administration via nettstedet for nettbaserte tjenester.