For å få maksimalt utbytte av bedriftens informasjonssystem, må du utnytte all kapasiteten. Informasjonssystemer får sin betydning ved å behandle dataene fra selskapets innganger for å generere informasjon som er nyttig for å administrere din virksomhet. For å øke informasjonssystemets effektivitet kan du enten legge til mer data for å gjøre informasjonen mer nøyaktig eller bruke informasjonen på nye måter.
Forretningskommunikasjonssystemer
En del av ledelsen er å samle og distribuere informasjon, og informasjonssystemer kan gjøre denne prosessen mer effektiv ved å la ledere kommunisere raskt. E-post er rask og effektiv, men ledere kan bruke informasjonssystemer enda mer effektivt ved å lagre dokumenter i mapper de deler med de ansatte som trenger informasjonen. Denne typen kommunikasjon lar ansatte samarbeide på en systematisk måte.
Hver ansatt kan kommunisere tilleggsinformasjon ved å gjøre endringer som systemet sporer. Lederen samler inngangene og sender det nylig reviderte dokumentet til målgruppen.
Forretningsdrift
Hvordan du styrer selskapets virksomhet, avhenger av informasjonen du har. Informasjonssystemer kan tilby mer fullstendig og nyere informasjon, slik at du kan drive bedriften din mer effektivt. Du kan bruke informasjonssystemer for å oppnå en kostnadsfordel over konkurrentene eller for å skille deg ut ved å tilby bedre kundeservice. Salgsdata gir deg innsikt i hva kundene kjøper, og lar deg lager eller produsere varer som selger godt. Med veiledning fra informasjonssystemet kan du effektivisere driften.
Bedriftens beslutningstaking
Bedriftsinformasjonssystemet kan hjelpe deg med å ta bedre beslutninger ved å levere all informasjonen du trenger og ved å modellere resultatene av dine beslutninger. En avgjørelse innebærer å velge handlemåte fra flere alternativer og utføre de tilsvarende oppgavene. Når du har nøyaktig, oppdatert informasjon, kan du ta valget med tillit.
Hvis mer enn ett valg ser attraktivt ut, kan du bruke informasjonssystemet til å kjøre forskjellige scenarier. For hver mulighet kan systemet beregne nøkkelindikatorer som salg, kostnader og fortjeneste for å hjelpe deg med å bestemme hvilket alternativ som gir det mest fordelaktige resultatet.
Virksomhetsregistrering
Bedriften din trenger oversikt over sine aktiviteter for økonomiske og regulatoriske formål, samt for å finne årsakene til problemer og ta korrigerende tiltak. Informasjonssystemet lagrer dokumenter og revisjonshistorikker, kommunikasjonsposter og operasjonsdata. Trikset med å utnytte denne opptaksfunksjonen er å organisere dataene og bruke systemet til å behandle og presentere det som nyttig historisk informasjon. Du kan bruke slik informasjon til å utarbeide kostnadsoverslag og prognoser og til å analysere hvordan dine handlinger påvirket nøkkelbedriftens indikatorer.