Små bedrifter starter ofte på et budsjett med lite bud. Dette gjør det viktig å kontrollere kostnadene for selskapets langsiktige helse. En måte å kutte utgifter på og oppmuntre til ansvarlige utgifter, er å utvikle en intern rekvisisjonsprosess for alle nye kjøp.
Kjøpsrekvisisjonsskjema
Et kjøpsrekvisisjonsskjema er et internt dokument som ansatte bruker for å be om kjøp av en bestemt vare. Den ansatte beskriver produktet og hvorfor det er behov for det. Dette skjemaet blir deretter sendt til andre personer og avdelinger i selskapet for gjennomgang og godkjenning.
Rekvisisjonsprosessen
Rekvisisjonsprosessen er intern og varierer fra selskap til selskap. Imidlertid kan en typisk innkjøpsrekvisisjonsprosess fungere slik:
- En ansatt trenger en ny bærbar datamaskin og får et rekvisisjonsskjema. Hun beskriver den bærbare datamaskinen hun vil ha, og forklarer om nødvendig hvorfor hun trenger den. Hun ber deretter avdelingslederen sin om å signere rekvireringsskjemaet.
- Etter at veilederen har signert skjemaet, kan det gå til IT-avdelingen, slik at avdelingens spesialister kan sørge for at datamaskinen er kompatibel med selskapets systemer og at den oppfyller datasikkerhetsstandarder.
- Etter IT-godkjenning går rekvisisjonen til innkjøpsavdelingen. Avdelingens ansatte henter datamaskinen blant flere forhandlere og velger å kjøpe den fra forhandleren som tilbyr den beste prisen. Innkjøpsavdelingen utsteder en innkjøpsordre til leverandøren.
Fordeler med en rekvisisjonsprosess
Det er flere fordeler med en rekvireringsprosess, selv for små bedrifter:
- Åpenhet: Rekvireringsprosessen krever at ansatte og deres veiledere rettferdiggjør et kjøp. Den enkle prosessen med å skrive ned hvorfor et bestemt produkt er nødvendig, kan redusere unødvendige kjøp. Det kan også minimere overforbruk på dyre varer når et billigere produkt vil oppfylle selskapets behov.
- Funksjonalitet og kompatibilitet: Noen produkter, spesielt programvareelektronikk, kan være inkompatible med selskapets nåværende utstyr og systemer. Ved å kreve lederne for andre relevante avdelinger å tegne et kjøp, reduserer eller eliminerer en virksomhet behovet for å returnere et produkt når det blir oppdaget at det bare ikke passer bra for selskapet.
- Få det beste tilbudet: Innkjøpsavdelinger, eller en innkjøpsansvarlig, kan utvikle relasjoner med leverandører og sikre foretrukne priser på mange produkter.
Andre hensyn til rekvisisjonsprosessen
Noen selskaper krever ikke rekvisisjonsskjema for alle kjøp. For eksempel kan en bedrift bestemme at kjøp for varer som koster under $ 100 og som ikke er programvare, datamaskiner eller eksterne enheter, kan godkjennes og bestilles direkte av en avdelingsleder. En rekvireringsprosess kan være overkill for en veldig liten bedrift, med bare en eller to ansatte. Når virksomheten vokser, er det imidlertid alltid en god ide å gjennomgå innkjøpsprosesser og implementere nye prosesser.