Etter hvert som programvaren har blitt mer sofistikert, er det flere muligheter for brukere å blande innhold mellom forskjellige programmer. Excel-regnearkprogrammet brukte for eksempel bare tekst og tall, men kan nå vise grafer, bilder, videoer og andre typer innhold. Det kan være lurt å importere en PDF til Excel, men prosessen er ikke alltid grei. Her er noen strategier for å flytte innhold fra en PDF-fil til et Excel-regneark.
Kopiere PDF som et bilde
Du kan ikke kopiere en PDF til Excel direkte, da Excel ikke har innebygd støtte for PDF-filformatet. Du kan imidlertid vise PDF-innhold som et bilde i Excel. For å gjøre det, naviger i PDF-filen til innholdet du vil kopiere til Excel vises på dataskjermen. Trykk på Print Screen- tasten på PC-tastaturet for å kopiere bildet til utklippstavlen. Hvis du bruker en Mac, kan det samme skjermbildet tas hvis du trykker på Command + Ctrl + Shift + 3 . Bytt til Excel, klikk i en celle der du vil at innholdet skal vises, og lim inn bildet i regnearket. (Bruk Ctrl + V for å lime inn bildet; du kan angre limen med Ctrl + Z ).
Hvis du vil redigere bildet på forhånd, er det enkleste alternativet å lime inn bildet i et bilderedigeringsprogram som Irfanview eller Paint for å beskjære rammene til bildet eller endre det på andre måter. Du kan også bruke alternativet Skjermbilde i Word, som er tilgjengelig på Sett inn verktøylinjen. Når du er ferdig, kopierer du bare det redigerte bildet og limer det inn i Excel.
Kopiering av PDF-tekst
Ikke alle PDF-filer tillater kopiering av tekst, men mange gjør det. Den beste måten å finne ut av er å bare prøve å kopiere teksten du ønsker og se om den fungerer. I stedet for å lime inn ønsket tekst direkte i Excel, er det bedre å lime den inn i et redigeringsprogram som Notisblokk eller Word. Bruk disse programmene til å justere formateringen og utseendet på teksten, eller for å rydde opp i eventuelle feilaktige tegn. Når du har teksten slik du vil ha den, kopier og lim inn i regnearket.
Hvis PDF-teksten ikke kan kopieres, må du huske at du kan behandle den som et bilde og lime den inn i Excel på den måten. Teksten kan imidlertid ikke redigeres.
Kopiere et bord fra en PDF
Overføring av tabelldata fra en PDF til et regneark er den vanskeligste prosessen av alt fordi det er så mange variabler involvert i hvordan tabellen og teksten er formatert i PDF-filen og hvordan den endelige informasjonen kan vises i Excel. Prøv disse tilnærmingene for å se hvilken som fungerer best:
- Start med et direkte forsøk på å kopiere og lime inn, akkurat som du ville gjort med tekst. Med hell vil dataene ordne seg i Excel i pene kolonner og rader, akkurat slik du håpet det ville. En liten rullegardinmeny med Lim inn alternativer kan åpnes i Excel når du limer innholdet ditt. Bruk den til å prøve forskjellige alternativer for å oppnå de resultatene du ønsker.
- Alternativt kan du kopiere og lime inn datatabellen i Word eller et annet tekstbehandlingsprogram. Kopier / lim deretter inn tabellen fra Word i Excel. Prøv flere varianter av denne tilnærmingen. Words Paste Special- kommando lar deg lime inn data i flere forskjellige formater, for eksempel Uformattet tekst eller HTML-format . Hvert alternativ vises forskjellig i Word og Excel, så bruk det som gir best resultat.
Tips
Etter at du har limt inn data i Word, aktiveres alternativet Konverter tekst til tabell under listen over tabellkommandoer . Du kan bruke dette til å rydde opp i dataene dine.