Få suksessrike selskaper bruker ikke teknologi for å forbedre produktiviteten, kommunisere mer effektivt og spore kunder og varer. Faktisk er de mest vellykkede organisasjonene avhengige av teknologi i nesten alle aspekter av virksomheten. Selv om det er mange typer teknologi tilgjengelig, trenger ikke digitalisering å skremme bedriftseiere. Det hele kan brytes ned i forståelige funksjoner.
Stasjonære datamaskiner og bærbare datamaskiner
For de fleste selskaper er det mest nyttige utstyret også mest forstått. Stasjonære datamaskiner lastet med programvarepakker for kontor og produktivitet gjør det mulig for arbeidstakere å skrive brev, analysere økonomisk informasjon, sende og motta e-post og designe salgspresentasjoner.
Selve datamaskinen kan være en stasjonær modell med en separat skjerm og tastatur, eller en bærbar bærbar PC. Det er to hovedtyper av datamaskiner. Personlige datamaskiner (PCer) som bruker Microsoft Windows er de vanligste, og Macintosh-datamaskiner som bruker Apple Computers operativsystem, er populære blant kreative fagpersoner.
Programvare og produktivitetsverktøy
Programvare lastes på en datamaskin for å gi spesifikke typer funksjonalitet. Produktivitetsverktøy, for eksempel Microsoft Word, en tekstbehandlingspakke og Microsoft Excel, et finansielt regnearksystem, kan utføre mange av de vanligste oppgavene en liten bedrift krever. Microsoft PowerPoint eller Apple Keynote lar brukerne forberede profesjonelle salgspresentasjoner raskt og enkelt. Millioner av andre titler er tilgjengelige, hver utviklet for å utføre spesifikke oppgaver.
Nettverk av datamaskiner og skrivere
Datamaskiner er ofte koblet for å danne et nettverk. Dette kan tillate folk i en organisasjon å dele dokumenter eller informasjon, gi et sentralt arkiv for lagring av dokumenter, eller for folk å kommunisere ved hjelp av e-post på et kontor. De lar også flere datamaskiner dele en skriver eller lagringsenhet. Et nettverk kan være begrenset til datamaskiner i et delt kontor, eller spenner over flere kontorer og lokasjoner.
Telefon- og talepostsystemer
Selv om du kanskje ikke anser en kontortelefon for å være et stykke teknologi, er dagens forretningstelefonsystemer ganske kompliserte. Den vanligste typen telefonsystem består av en maskinvareenhet som bruker programvare for å dele telefonselskapets linje mellom individuelle telefoner. Disse systemene inkluderer ofte en automatisk ledsager som hjelper innringere å finne den ansatte de søker, og de fleste inkluderer også et talepostsystem for meldinger.
Voice Over Internet Protocol (VOIP) -telefoner blir stadig mer populære. VOIP-telefoner krever ikke en telefonlinje, men dirigerer i stedet all trafikk over Internett til et spesielt håndsett.
Finansregnskapssystem
Selv om det er teknisk programvare, fortjener regnskapssystemene sin egen omtale på grunn av deres oppdragskritiske rolle i enhver virksomhet. Regnskapssystemer holder oversikt over hver dollar et selskap bruker sammen med hver dollar av inntekter. Et populært valg for mindre selskaper er Quickbooks av Intuit, som er enkelt å sette opp og vedlikeholde.
Større selskaper vil kanskje vurdere SAP Business One eller Sage Accpac, som begge gir mer tilpasning og mer integrering med andre systemer. Når du prøver å bestemme hvilken programvare som passer for deg, kan du be regnskapsføreren om anbefaling.
Lagerstyringssystem
Hvis virksomheten din selger varer, kan det være lurt å utforske et lagerstyringssystem. Disse systemene holder oversikt over hver vare i varelageret ditt, og sørger for at du ikke går tom for lager eller bestiller for mye. Når ny varelager ankommer, blir systemet oppdatert for å gjenspeile tilleggene, og når det selges, blir det trukket fra totalene.
Systemer for styring av kundeforhold
Et CRM-system (Customer Relationship Management) sporer en kunde gjennom hele opplevelsen av selskapet ditt. Fra det øyeblikket du får informasjon om kunden, vil CRM-systemet spore deres interaksjon med deg. Hvis en kunde ringer for å bestille et produkt eller en tjeneste, eller ringer etter hjelp eller et teknisk spørsmål, vil CRM-systemet fortelle servicerepresentanten når varene ble sendt, hva som er bestilt og eventuelle andre samtaler kunden måtte ha hatt med din selskap.
CRM-systemer hjelper til med å bygge relasjoner med en kunde ved å samle all informasjonen din bedrift samler inn fra kunden på ett sted for bruk, gjennomgang og proaktiv respons.