Å åpne og drive en bedrift koster penger, enten det brukes på oppstartkostnader, overhead, lønn eller kontorrekvisita så enkelt som notisblokker. Det er tre hovedtyper av kontorutgiftskategorier å vurdere: generelle kontorutgifter, kontorrekvisita og stort kontorutstyr som møbler. Alle må håndteres ordentlig når selskaper forbereder virksomhetsskatten for å motta fradrag.
Generelle kontorutgifter kontra forsyninger
Generelle kontorutgifter er knyttet til kontordrift. Din generelle kontorutgiftsliste kan omfatte stasjonære og bærbare datamaskiner og nettbrett, kontortelefonsystemer og ansattes mobiltelefoner, regnskapsprogramvare, nettstedstjenester og internettgebyrer. Andre driftskostnader kan omfatte rengjøringstjenester og verktøy.
Kontorrekvisita er kortsiktige gjenstander som må fylles på eller byttes ut. Inline Accounting anbefaler at de, avhengig av type virksomhet, inkluderer skriverblekk, toner, kaffe, stifter, penner, vann og skrivesaker, inkludert papirfakturaer. Store gjenstander som koster mer penger, for eksempel kontormøbler, anses å være forretningsutstyr.
Forretningsutgifter kontra kapitalutgifter
Investeringer er penger som brukes av bedrifter for å skaffe, vedlikeholde og forbedre større fysiske eiendeler. Disse utgiftene oppstår når selskaper foretar store investeringer, utvider virksomheten eller starter store prosjekter. Disse kan omfatte å bygge et nytt lager, installere et nytt tak eller kjøpe en flåte lastebiler.
Dette er en annen kategori fra forretningsutgiftene. Investeringer er for langsiktige forretningsbehov, mens forretningsutgifter er mer kortsiktige. Investeringer kan ikke trekkes helt ut på samme måte som kontorrekvisita og -utgifter.
Generelle IRS forretningsutgiftsbestemmelser
Freshbooks forklarer at forretningsutgifter som kontorrekvisita kan trekkes fra selvangivelser hvis virksomheten er i drift for å tjene penger. Generelt sett må forretningsutgiftene være "både ordinære og nødvendige." Med andre ord må de være forventede kostnader for å drive den typen virksomhet og som trengs for den daglige og langsiktige driften.
Forretningskostnader må skilles fra investeringer, utgifter som brukes til å bestemme kostnadene for solgte varer og personlige utgifter. Generelt kan du trekke det totale beløpet av enhver virksomhetskostnad hvis den oppfyller de "vanlige og nødvendige" kriteriene og ikke er en kapitalutgift.
Skattemyndighetene har forskjellige regler for virksomheter som er hjemmebaserte. Disse bedriftseiere må skille mellom gjenstander som bare brukes til virksomheten og de som ikke er det. En bærbar datamaskin som brukes til barns skolearbeid, kan ikke klassifiseres som en forretningsutgift. Hvis det brukes til forretninger noe av tiden, kan du imidlertid kunne trekke en del av visse utgifter.
Hva står på lister over forretningsutgifter
En bedrift som ikke er lokalisert i et hjem kan være i stand til å trekke en rekke forretningsutgifter. Store selskaper kan ha flere kvalifiserte fradrag enn små. En liste over store selskapets virksomhetsutgifter kan omfatte husleie, forsikring, leie av utstyr, bankkostnader, lønnsbehandlingsgebyrer, ansattes helse- og fordeleprogrammer og advokatutgifter.
Små selskaper kan også være i stand til å trekke fra mange av disse kostnadene. Bedrifter som ansetter selgere, kan være i stand til å trekke kostnader for firmabiler, reiser, overnatting og opplæring. I følge Ageras kan tilleggskostnader knyttet til vedlikehold, reparasjon og uniformer trekkes fra.
Listen over kvalifiserte kontorutgifter for hjemmebaserte virksomheter er litt annerledes. Det må være et område i hjemmet som utelukkende brukes til å drive virksomheten. Denne virksomhetsutgiftslisten kan omfatte en del av boligens eiendomsskatt og pantelån, en egen telefonlinje som bare brukes til selskapet, forsikring, et sikkerhetssystem, vedlikehold av hjemmet og vedlikehold og reparasjoner.
Fradrag for små kontorkostnader
For å kreve kontraktsfradrag må virksomheten beholde spesifiserte kvitteringer. Når virksomheten arkiverer skatteformene, trekker den kontorrekvisita fra overskuddet. Så, et selskap som tjener $ 100 000 fortjeneste og bruker $ 15 000 på kontorrekvisita, har et overskudd på $ 85 000 for skattemessige formål, med mindre det er andre fradrag.
Generelle og administrative forretningsutgifter er normalt fratrukket samme år som de blir betalt. Det er et unntak for kostnader direkte knyttet til å starte en ny virksomhet; disse må aktiveres over en femårsperiode.
Det er regler for hvordan ting som underholdningskostnader og klientgaver kan trekkes fra. For eksempel kan bedriftseiere trekke fra 50 prosent av et klientmåltid, men dette er begrenset til bare én person; gruppemåltider og fester teller ikke. For klientgaver er 25 prosent fradrag tillatt.
Innskudd for hjemmekontor
Det fysiske hjemmekontorområdet kan trekkes fra på to måter: forenklet eller standard. Skattemyndighetene beskriver fradraget for den forenklede metoden som "$ 5 per kvadratmeter kontorlokaler opp til 300 kvadratmeter." Standardmetoden er mer komplisert; den sporer faktiske utgifter og beregner et endelig tall basert på prosentandelen av boligen som brukes til virksomheten.
Andre hjemmekontorutgiftsfradrag beregnes også som prosenter basert på kontorlokaler eller kjørelengde. Disse inkluderer transport, internettjeneste, telefonbruk og andre ting.
Måter å kategorisere utgifter på
Forretningsutgifter kan videre deles inn i tre kategorier: faste, variable og periodiske. Faste kostnader forblir de samme, men kan endres litt på et bestemt tidspunkt, for eksempel et år. Et åpenbart eksempel på dette er en månedlig leiebetaling som øker etter 12 måneder.
Variable utgifter er ikke konsistente og kan utgjøre en virksomhets største utgifter. Disse kan sees i lønnskostnader, bruksregninger, varekjøp og lanseringer av nye produkter. Periodiske utgifter er uventede og kan være vanskelige å planlegge for. Å måtte gjøre om en stor, feil ordre, bytte ut et datasystem eller åpne et nytt kontor er alt en del av dette.
Hvordan fungerer avskrivninger?
IRS tillater småbedriftseiere å avskrive de første $ 18 000 som er betalt for utstyr som bare er kjøpt for forretningsbruk i et gitt år. Hvis en bedrift vanligvis kjøper så mye utstyr hvert år, kan det være lurt å dra nytte av hele skattefradraget med en gang.
Hvis det er mer en variabel eller periodisk kostnad, vil bedriftseieren kanskje dra nytte av avskrivninger. Dette er reduksjonen i en eiendels verdi med tiden. Avskrivninger er fradragsberettiget for bedriftseiere og er basert på en IRS-formel. Det lar personen som arkiverer avskrive kjøpskostnaden over tid for å spre den.
Flere typer kontorutgifter kan klassifiseres som anleggsmidler i balansen og kan avskrives. Bedrifter bruker anleggsmidler for å tjene langsiktig inntekt, og disse eiendelene blir værende i selskapet i lengre perioder. Eksempler inkluderer firmakjøretøyer, møbler, datamaskiner og maskiner.
Nyttige ressurser for skatteregistrering
Skattemyndighetene har mye informasjon på nettstedet sitt som kan hjelpe bedriftseiere med skatteforberedelse. IRS-publikasjon 535 om forretningsutgifter har retningslinjer for emner som inkluderer leieutgifter, lønnende ansatte, amortisering og utarming.
Dette skjemaet refererer også til Business Services Online, som er sponset av Social Security Administration. Business Services Online tilbyr online arkiveringsalternativer for regnskapsførere, CPAer og andre registrerte agenter som behandler visse skatteformer.