Å påløpe lønn betyr å identifisere lønn og lønn som de ansatte har tjent, men som ennå ikke er betalt for. Etter at du har betalt den påløpte utgiften, justerer du oppføringene i lønnsjournalen for å motregne utgiftskontoen. Hvorvidt du trenger å samle lønn, avhenger av hvordan dine ansatte får lønn.
Identifikasjon
Hvis du betaler dine funksjonærer halvmånedlig, får de lønn, så du vil ikke samle lønn. For eksempel kan de bli betalt på den femtende og siste dagen i hver måned. Førstnevnte inkluderer lønn fra den første til den femtende, og den siste fra den sekstende gjennom den siste dagen i måneden. I dette tilfellet utgjør hver betaling lønn opptjent gjennom utløpet av lønnsperioden, som sammenfaller med lønningsdagen. Imidlertid, hvis de ansatte ikke får lønn lønnet - noe som vanligvis skjer med ukentlige eller ukentlig betalte timeansatte - vil du påløpe lønn. For eksempel krever lønn pålønnet hver uke hver 31. januar som skal betales i begynnelsen av februar.
Lønn og fradrag
Når du påløper lønn, bruk sluttdatoen for lønnsperioden for den aktuelle lønningsdagen. Hvis for eksempel ukeslønn for 13. januar til 19. januar skal betales 25. januar, bruker du 19. januar som opptjeningsdato og noterer deg at lønn blir utbetalt 25. januar. Under din lønnskostnadskonto, skriv inn total lønn betalt som belastning. Deretter oppgir du summen for hvert enkelt lønnsfradrag som kreditt. Slike fradrag inkluderer føderal inntektsskatt, statlig inntektsskatt, FICA-skatt, lønnsutstyr og helseforsikring og 401 (k). Legg til kredittene og skriv inn summen som en kreditt under din nettoløn. De totale kredittene dine skal samsvare med den totale belastningen.
Arbeidsgiveransvar
Registrer lønnsforpliktelsene dine som en egen post under opptjeningsdatoen. Angi totalsummen for hver forpliktelse som debet, og motregne dem som kreditter til den respektive betalbare kontoen. Registrer for eksempel ansvaret ditt for FICA-skatt, kompensasjon for arbeidstakere, 401 (k) -kamp og føderal og statlig arbeidsledighetsskatt som individuell belastning. Deretter angir du summen av alle disse debetene som en kreditt under den betalbare kontoen din.
Innbetaling
På lønningsdagen bruker du den faktiske lønningsdatoen i stedet for periodiseringsdatoen for å motregne periodiseringene. Registrer nettolønnsbeløpet som debet og utlign det som en kreditt til kontantkontoen din. Registrer alle utgifter til forskuddstrekk og lønn du har overført som belastning. Legg til debetene og utlign summen som en kreditt på kontantkontoen din.
Hensyn
På slutten av regnskapsmåneden eller -året, opparbeider du lønn hvis lønnen ble opptjent i en måned, men utbetalt i en annen. Legg merke til opptjeningsdatoen og måneden og datoen lønnen blir utbetalt. Hvis du ikke trenger å påløpe lønn, kan du bare oppføre lønnsoppføringer på slutten av hver lønnsperiode, som skal samsvare med lønningsdatoen.