Når en bedrift krever visse ferdigheter eller utstyr, men ikke kan oppfylle dette behovet internt, kan det komme en forespørsel om forslag. RFP hjelper bedrifter med å kommunisere med hverandre og fremme sunn konkurranse. Avhengig av antall bud en bedrift ønsker å motta, kan en RFP sendes til noen få virksomheter eller kan være åpen for publikum for enhver bedrift å komme med et bud.
Forespørsel om forslag
Bedrifter og offentlige etater sender forespørsler om forslag når det er behov for tjenester eller utstyr fra andre virksomheter. Publisert i fagtidsskrifter, aviser eller i elektroniske databaser, kan RFP-er også sendes direkte til bedrifter, konsulenter eller ideelle organisasjoner som anses som i stand til å yte spesifikke tjenester eller utstyr som er oppført basert på et tidligere arbeidsforhold eller omdømme innen en bransje.
RFP-komponenter
En forespørsel om forslag bør tydelig skissere tjenesten eller utstyret som trengs, for eksempel fullføring av et prosjekt eller oppfyllelse av et bestemt antall materialer eller utstyrsdeler. RFP bør omfatte omfanget av prosjektet, leveranser, budsjett og alle milepæler og tidsfrister. Hvis du ber om materiale eller utstyr, bør RFP, i tillegg til det totale antallet stykker, gi et budsjett og leveringsdato. RFP bør også inneholde en frist for innlevering av forslag og en forespørsel om materiale som CV, budsjettoverslag eller liste over gjeldende ferdigheter og ekspertise. Ta med kontaktinformasjon om virksomheten i tilfelle budgivere har flere spørsmål.
Budprosess
Budprosessen starter når RFP slippes for offentlig visning. Bedrifter og entreprenører som er interessert i å oppfylle RFP, skal sende inn all ønsket informasjon innen fristen. Etter at fristen er gått, gjennomgår forslagene en gjennomgangsprosess for å finne kandidaten som er best egnet for prosjektet. Virksomheten kontakter den vinnende budgiveren for å starte arbeidet med prosjektet.
Budlister
Bedrifter kan lage budlister, som inkluderer uavhengige entreprenører og andre virksomheter med kompetanse eller bransjeerfaring som trengs for å jobbe med selskapsprosjekter. Bedrifter kan godta forespørsler om å bli med på budlister fra andre virksomheter eller enkeltpersoner, eller virksomheten kan invitere andre til å bli med. For å opprettholde en håndterbar liste, kan det hende at selskaper og entreprenører må bli med på listen noen få år ved å sende en ny forespørsel, eller de må kanskje oppdatere selskapets profil for å rettferdiggjøre et sted på listen.
Svar på en RFP
Når du svarer på en RFP, må du sørge for å svare på alle spørsmålene og levere materiale som du ønsker, slik som CV, referanser, kundevurderinger, liste over spesifikke ferdigheter og erfaring, antall ansatte og andre ting for å sikre at du kvalifiserer for anmeldelse av bud. For eksempel, hvis RFP inkluderer en maksimal sidegrense, hold deg innenfor den grensen. Sørg også for at du overholder alle RFP-tidsfrister, da de fleste virksomheter ikke vil akseptere et bud som er levert etter forfallsdatoen. Forbered forslaget ditt på en profesjonell måte og bruk språket som passer for bransjen du jobber i.