Møtereferater er ikke bare et jukseark av det som ble sagt på forrige ukes personalmøte. Protokoller kan være formelle juridiske dokumenter som representerer den offisielle handlingen til et selskaps styre eller en regjeringens ledelse. Fordi minutter er den offisielle oversikten over forretnings- og myndighetsaktiviteter, lønner det seg å utvikle dem effektivt. Hvis du håndskrev notater på papir, kan det hjelpe hvis du har et fortrykt skjema, slik at du kan legge riktig informasjon der det går. Du kan også opprette et skjema for datamaskiner hvis du tar med deg den bærbare eller elektroniske notatboken som skal brukes under møtet.
Topptekstinformasjon
Protokollen inkluderer en overskrift på dato og sted for møtet. Overskriften registrerer hvem som var til stede og hvem som hadde et unnskyldt fravær, og det identifiserer vanligvis personen som fungerte som møteleder og innspillingssekretær. Møter som skjer samtidig flere steder - for eksempel gjennom videokonferanser - registrerer vanligvis oppmøte basert på plassering.
EKSEMPEL:
Protokoll fra møtet til A-1 selskapets styre 4. mai 2017 Executive Board Room, hovedkvartersbygningen Robert Johnson, styreleder & Kyle McGregor, innspillingssekretær Til stede: R. Johnson, M. Perez, J. Hatoyama, F. Michaels, S. Hawthorne, M. Smith, R. Sandborn, V. Clark
Innledende materiale
Protokoller begynner vanligvis med det nøyaktige tidspunktet presiderende leder ringte møtet for å bestille. På de fleste møtene inkluderer de første punktene på dagsordenen innledninger, bemerkninger fra presiderende og godkjenning av referat fra forrige møte. Fang hovedpoengene som tilbys under ordførers bemerkninger. Hvis medlemmene tilbød noen endringer i protokollen fra det forrige møtet, registrer endringene nøyaktig.
EKSEMPEL:
Mr. Johnson innkalte møtet til klokken 14.46 Etter uformelle introduksjoner kunngjorde Johnson at katten hans nylig fødte seks kattunger. På forslag fra fru Hawthorne ble protokollen fra juli-møtet vedtatt med enstemmig samtykke, med unntak av at ordet "lastebil" i avsnitt 15 er rammet og erstattet med ordet "semi-traktor."
Samtykke agenda
Selv om hvert møte har en annen struktur, begynner formelle møter - spesielt for regjeringsgrupper - vanligvis med en "samtykkeagenda", som er litt mer enn en serie rapporter og uttalelser som ikke krever avstemning. Samtykkeordenen inkluderer ofte korrespondanse, rapporter fra komiteer og annet informasjonsmateriell.
Noter de viktigste punktene for hvert punkt som er diskutert under samtykkeordenen, og identifiser emnet for samtalen og eventuelle større kommentarer medlemmene har gitt under åpen diskusjon.
EKSEMPEL:
Fru Smith leste i posten et brev fra XYZ Manufacturing Company datert 4. november. Brevet berømmet transportdivisjonens profesjonalitet når det gjaldt å fremskynde en høyt profilert produktleveranse. Mr. Perez, på vegne av transportdivisjonen, sa at XYZ gjorde en utmerket jobb med å gi detaljerte ruteinstruksjoner.
Forretningsagenda
Forretningsagendaen er der handlingen er - den delen av møtet der medlemmene debatterer og stemmer om ulike handlingspunkter. I formelle protokoller må sekretæren transkribere den faktiske bevegelsen som blir stemt over, og den faktiske avstemningen, inkludert hvem som stemte for og imot spørsmålet. Vanligvis fanger sekretæren også et sammendrag av debatten, inkludert de viktigste poengene fra hvert medlem som snakket.
Teknisk sett er det ikke noe som heter "stemme". Å avstå betyr å ikke stemme i det hele tatt. Folk som ønsker å registrere at de verken er for eller imot en sak, bør stemme "til stede" i stedet.
EKSEMPEL:
Johnson åpnet diskusjonen på en faktura fra ABC Widgets for $ 21.434,87. Hatoyama sa at fakturaen ble godkjent av finanskomiteen i forrige uke. Mr. Michaels sa at han støtter det pågående arbeidet med ABC Widgets. Hatoyama flyttet for å godkjenne fakturaen fra ABC Widgets, Inc., for 21 434,87 dollar. Sandborn ble utsendt. Motion ble utført med 4-2, med Hatoyama, Sandborn, Michaels og Smith for og Perez og Clark motarbeidet.
Avsluttende materialer
De fleste minuttene slutter vanligvis med den tiden møtet ble avbrutt. Protokoll er signert av presiderende og opptakssekretær, men hvis sekretæren er et stemmeberettiget medlem av gruppen, er sekretærens signatur ofte tilstrekkelig.
EKSEMPEL:
Johnson avbrøt møtet kl 19:14 Det neste møtet er planlagt til 5. august klokken 15 i hovedstyrerommet.
Signert, Robert Johnson, styreleder Kyle McGregor, innspillingssekretær