Reparasjoner og vedlikehold er utgifter en virksomhet pådrar seg for å gjenopprette en eiendel til en tidligere driftsforhold eller for å holde en eiendel i sin nåværende driftstilstand. De skiller seg fra kapitalkostnadene som ble brukt til å kjøpe eiendelen. Under allment aksepterte regnskapsprinsipper - GAAP - må du registrere reparasjons- og vedlikeholdskostnader i postene og rapportere dem om regnskapet i perioden de ble pådratt. Retningslinjene er ganske enkle, og vi skisserer prosessen nedenfor.
Reparasjoner og vedlikeholdskostnader kontra kapitalutgifter
Investeringer er kostnader som et selskap pådrar seg for å kjøpe en eiendel, forlenge levetiden eller øke kapasiteten eller effektiviteten. Reparasjoner og vedlikeholdskostnader opprettholder bare eiendelens levetid eller nåværende tilstand. Skillet er generelt klart, selv om det er tider når det er behov for en dom for en bestemt utgift.
For eksempel er å bytte ut en ødelagt del på en motor en reparasjonskostnad, mens oppgradering av motoren for å øke maskinens kapasitet er en kapitalutgift. Et selskap utgifter en hel reparasjons- eller vedlikeholdskostnad om gangen, men fordeler en kapitalutgift som en kostnad over tid.
Registrere utgifter i riktig regnskapsperiode
I henhold til GAAP og periodiseringsgrunnlaget for regnskap, må du redegjøre for en kostnad i perioden den ble pådratt. Perioden du betaler for en kostnad påvirker ikke når du bokfører utgiftene i postene dine. Perioden for reparasjonen og betalingsperioden er ofte den samme, men det er ikke alltid tilfelle.
Hvis du for eksempel reparerer en lastebilmotor på slutten av inneværende år, men planlegger å betale for reparasjonen neste år, må du registrere utgiften i inneværende år.
Registrere en journaloppføring
For å registrere en reparasjons- eller vedlikeholdskostnad i postene dine, debiterer du reparasjons- og vedlikeholdskostnadskontoen med kostnadens størrelse i en journalpost. En debet øker en utgiftskonto. Kreditt enten kontanter eller kontoføres med samme beløp, avhengig av hvordan du skal betale for utgiften.
En kreditt reduserer kontantkontoen, som er en eiendel, men øker leverandørgjeldskontoen, som er en forpliktelse, for et beløp du skylder en tredjepart.
Resultatregnskapsrapportering
På slutten av en regnskapsperiode, legg sammen de totale reparasjons- og vedlikeholdskostnadene du har registrert i løpet av perioden. Skriv "Reparasjoner og vedlikeholdskostnader" og det totale beløpet som en ordrelinje i driftskostnadsdelen i resultatregnskapet.
For eksempel, hvis du hadde $ 10 000 i reparasjoner og vedlikeholdsutgifter i løpet av året, skriv "Reparasjoner og vedlikeholdskostnader $ 10 000" i driftsutgiftsdelen i resultatregnskapet.
Advarsel
IRS-veiledning og GAAP-regnskapsprosedyrer endres ofte. Forsikre deg om at du baserer regnskapet på de nyeste prosedyrene som er tilgjengelige for regnskaps- og skattemessige formål.